Eventfilm und Live-Posting: was am Eventtag wirklich zählt

Bei Events filmen und fotografieren wir für Unternehmen und Marken, von der Einzelperson mit Kamera bis zum Team mit eigenem Schnittplatz vor Ort. Immer öfter soll der Content noch während des Events online gehen, solange alle darüber reden. Das geht, aber nur mit der richtigen Vorbereitung.

Live-Posting wird vorher entschieden

Am Zalando Partner Day 2026 haben wir am Tag selbst die Social-Media-Kanäle für die Partner übernommen. Jeder Speaker-Post ging kurz nach dem jeweiligen Auftritt online, über den Tag verteilt kamen vier Reels und neun Bildposts dazu, das Award-Reel lief noch am Abend.

Möglich war das, weil fast alles vorher fertig war. Die LinkedIn-Texte haben wir gemeinsam mit dem Zalando-Team vorab geschrieben, für jeden Speaker ein Visual mit Zitat gebaut und die Overlays und Intros für die Reels vorbereitet. Am Tag selbst mussten nur noch die Fotos in die fertigen Vorlagen. Die Abstimmung mit dem Kunden, die Freigaben und die Anpassung an seine Corporate Identity passieren also vor dem Event, nicht währenddessen.

Ein Event läuft selten nach Plan

So gut die Planung ist, am Tag kommt es oft anders. Eine Session verschiebt sich, ein Speaker sagt ab, der beste Moment passiert im Foyer, während auf der Bühne noch jemand spricht. Deshalb ist das Team mindestens so wichtig wie der Plan: Leute, die schnell reagieren, sich ohne lange Absprache umorganisieren und trotzdem liefern.

Je nach Größe des Events kommen wir mit einer Person oder mit einem Team aus Foto, Video und Schnitt. Bei großen Events sitzt der Schnitt direkt vor Ort, damit Material nicht erst transportiert werden muss.

Wie schnell geht es?

So schnell, wie es vereinbart ist. Wenn es sein muss, posten wir direkt vom Event. Fotos und kurze Reels am selben Tag sind bei uns Alltag. Längere Filme wie ein Aftermovie brauchen etwas mehr Zeit. Beim Zalando Partner Day kamen der Partner-Day-Film und der Award-Film in der Woche danach.

Der häufigste Fehler in der Vorbereitung

Viele unterschätzen, wie viel Arbeit in einem Event steckt, und wissen vorher nicht genau, was sie wofür brauchen. Die Folge sind Nachfragen nach dem Event: Können wir das noch haben? Und davon noch eine Version? Jetzt brauchen wir noch etwas für die Presse.

Einfacher ist es, das vorher gemeinsam zu klären. Wir fragen deshalb vor jedem Event:

• Was soll noch am selben Tag online gehen, und auf welchen Kanälen?
• Wer gibt am Tag frei, und wie schnell?
• Brauchen Speaker, Partner oder Gewinner eigene Bilder für ihre Kanäle?
• Braucht die Pressestelle eine Galerie für Meldungen?
• Welche Filme sollen danach entstehen, und für welchen Zweck?

Eine Pressegalerie bieten wir oft gleich mit an. Beim Partner Day bekam außerdem jeder Speaker seine eigene Fotoauswahl und jeder Gewinner eine eigene Galerie.

Ein kleiner Trick für Interviews auf Events

Wenn wir auf Events Gäste vor die Kamera holen, bitten wir sie, kurz zu sagen, wer sie sind, und die Frage in ihrer Antwort zu wiederholen. So ist jeder Clip für sich verständlich und lässt sich im Reel genauso nutzen wie im Film.

Mehr über Eventfilm und Eventfotografie mit uns: Eventfilm und Eventfotografie in Berlin.